Reuniones que se ganan un hueco en el calendario

La reunión del martes llevaba más tiempo en marcha que dos de los empleados que asistían a ella. Nadie sabía muy bien para qué servía, pero todos cuidaban la invitación del calendario como si fuera una reliquia familiar. Cuarenta y cinco minutos después, el equipo había compartido novedades que se podrían haber leído en seis minutos y había pospuesto la única decisión que requería debate.

Una reunión debe tener un objetivo. Puede servir para decidir, resolver, coordinar, crear, aprender o arreglar algo. «Porque siempre nos reunimos los martes» no es un objetivo. Los estudios sobre las reuniones en el trabajo muestran que su diseño y calidad influyen en la experiencia de los empleados y en los resultados de la organización; los líderes pueden mejorarlas mediante una estructura bien pensada, en lugar de considerar el tiempo de la reunión como tiempo libre (Mroz et al., 2018).

Antes de programar la reunión, escribe una frase: «Al final de esta reunión, habremos…». Si la frase termina con «compartir novedades», pregunta si bastaría con un breve resumen por escrito. Si termina con una decisión, especifica cuál es y quién se encarga de ella. Si termina con una lluvia de ideas, aclara qué pregunta necesita ideas y qué se hará con ellas.

Responde estas tres preguntas:

• Justificación: ¿Por qué es necesario que la gente esté junta al mismo tiempo?
• Resultado: ¿Qué decisión, plan, producto o acuerdo debe haber al final?
• Límites: ¿Quién tiene que estar presente, qué preparación hace falta y cuánto tiempo es suficiente?

Empieza recordando el resultado. Haz que las actualizaciones sean breves y lleva la conversación hacia la decisión. Antes de terminar, di claramente qué se ha decidido, quién se encarga de cada acción y cuál es el siguiente punto de seguimiento. Si no se ha llegado a ninguna decisión, explica qué queda pendiente y quién se encargará de darle continuidad. La ambigüedad no debería pasar sin más a la semana que viene.

Los líderes también necesitan poder eliminar reuniones. Revisa las reuniones periódicas cada trimestre. Acorta, combina, reduce la frecuencia o cancela aquellas que ya no tengan un propósito claro. La gestión del tiempo demuestra respeto; además, deja espacio para trabajar con concentración, dar asesoramiento y atender de verdad a los clientes.

Tellumind ayuda a los líderes a crear sistemas prácticos que mejoran la claridad y el rendimiento saludable. Echa un vistazo a una reunión recurrente esta semana. Asígnale una función, rediseñala o libera a todo el mundo de la «herencia» del calendario.

Referencias

Mroz, J. E., Allen, J. A., Verhoeven, D. C. y Shuffler, M. L. (2018). Do we really need another meeting? The science of workplace meetings. Current Directions in Psychological Science, 27(6), 484–491. https://doi.org/10.1177/0963721418776307

Grant, A. M. y Parker, S. K. (2009). Redesigning work design theories: The rise of relational and proactive perspectives. Academy of Management Annals, 3(1), 317–375. https://doi.org/10.1080/19416520802211579